Versi, Membandingkan dan Menggabungkan Dokumen

Untuk pelajaran terakhir dalam siri Geek Sekolah ini, kami akan bercakap mengenai melacak versi dalam Word dan membandingkan dan menggabungkan dokumen.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Menggunakan Templat untuk Memastikan Layout dan Pemformatan Umum
2. Mengekalkan Perubahan Perubahan yang Dibuat kepada Dokumen
3. Menggunakan Komen untuk Menunjukkan Perubahan dalam Dokumen
4. Menyekat dan Melindungi Dokumen dan Templat
5. Versi, Membandingkan dan Menggabungkan Dokumen

Ciri Versi dalam Word telah dikeluarkan dalam versi Word yang baru-baru ini. Dalam Word 2013, satu-satunya cara anda boleh mengakses versi terdahulu dokumen dalam Word ialah membuka versi dokumen yang disimpan secara automatik (autosaved) sebelum ini. Anda juga boleh membuka dokumen baru yang belum disimpan. Walau bagaimanapun, tidak ada ciri versi rasmi dalam Word. Kami akan menunjukkan kepada anda alternatif yang anda boleh dengan mudah menambah Word secara percuma yang akan memberikan keupayaan ini.

Jika berbilang orang telah bekerja pada salinan yang berlainan daripada fail yang sama, dan bukan menggunakan ciri Perubahan Trek pada satu salinan fail, anda boleh membandingkan dua versi fail untuk melihat perbezaannya. Word mengandungi alat perbandingan yang membolehkan anda membandingkan dua fail, selagi mereka mempunyai nama fail berbeza. Kami akan menunjukkan kepada anda cara menggunakan ciri ini dan cara membaca hasil perbandingan.

Di samping membandingkan dokumen, anda boleh menggabungkan dokumen selepas membandingkannya. Kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk menggabungkan dua versi dokumen yang sama dan juga bagaimana dengan mudah menggabungkan dua dokumen yang berbeza, sekiranya beberapa penulis telah bekerja di bahagian berasingan dokumen.

Sebaik sahaja semua perubahan telah dibuat, perbandingan yang diperlukan dibuat, dan menggabungkan dokumen yang telah selesai, anda boleh berkongsi dokumen dengan menggunakan Microsoft OneDrive dengan mudah. Anda juga boleh menggunakan OneDrive pada bila-bila masa dalam proses kerjasama untuk menyediakan akses kepada dokumen untuk pengulas lain.

Pastikan Track of a Document

Word digunakan untuk mempunyai ciri versi rasmi yang membolehkan anda menyimpan pelbagai versi dokumen dalam dokumen itu sendiri. Ciri itu telah hilang dan satu-satunya cara anda boleh mengambil versi terdahulu dari dokumen adalah melalui ciri Auto-Save atau dengan mengakses dokumen yang tidak disimpan, jika tersedia.

Secara lalai, Word secara automatik menyimpan dokumen anda pada jarak tertentu. Ini adalah ciri Auto-Save. Untuk kembali ke salinan dokumen anda yang telah disimpan secara automatik, klik tab "Fail" dan pilih item "(autosave)" dari senarai di bawah "Versi."

Anda juga boleh meningkatkan atau mengurangkan selang untuk ciri Auto-Save dalam Word.

Jika anda telah menutup dokumen anda secara tidak sengaja tanpa menyimpan, atau anda kehilangan kuasa dan komputer secara tidak diduga dimatikan, anda boleh memulihkan dokumen yang belum disimpan. Untuk melakukan ini, klik tab "Fail" dan klik butang "Urus Versi" pada skrin "Info". Pilih "Recover Recover Documents" dari menu drop-down.

Jika terdapat fail yang tidak disimpan, mereka akan disenaraikan di kotak dialog "Terbuka" yang dipaparkan.

Alternatif untuk Menyimpan Versi Dokumen Word

Terdapat alternatif untuk menambah sistem pengkalan untuk Word. Satu adalah tambahan untuk Word, yang dipanggil Simpan Versi, dan yang lain adalah plugin yang berfungsi dengan program kawalan versi luaran yang disebut Perforce.

Tambahan Simpan Versi membolehkan anda dengan mudah menyimpan versi bernombor dokumen Word dari dalam fail.

Perforce adalah program kawalan versi yang tersedia secara percuma sehingga 20 pengguna. Mereka menyediakan plugin untuk Microsoft Office yang membolehkan fail Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Projek mudah disimpan dan diuruskan dalam Perforce dari dalam program.

Bandingkan Dua Versi Dokumen Sama

Jika pengulas dilupakan untuk menggunakan ciri "Perubahan Jejak", dan anda tidak menguncinya dalam dokumen, anda masih boleh membandingkan dua versi dokumen dan menerima dan menolak perubahan berdasarkan perbandingan. Apa yang anda perlukan adalah dokumen asal anda dan dokumen yang disemak semula. Setiap fail mesti mempunyai nama yang berbeza.

Ciri-ciri "Bandingkan" dan "Menggabungkan" adalah sama, tetapi setiap tujuannya. Sekiranya anda hanya mempunyai dua dokumen yang anda ingin bandingkan, dan yang tidak mengandungi perubahan yang dikesan, gunakan ciri "Bandingkan". Sekiranya anda mempunyai dua atau lebih dokumen yang mengandungi perubahan yang dikesan, dan anda perlu menjejaki siapa yang menukar apa dan kapan, gunakan ciri "Gabungkan", diterangkan kemudian dalam pelajaran ini.

Untuk membandingkan versi dokumen asli dan disemak, klik "Bandingkan" di bahagian "Bandingkan" tab "Semula" dan pilih "Bandingkan" dari menu lungsur.

NOTA: Anda tidak boleh membandingkan dua dokumen jika salah satu daripada mereka dilindungi untuk perubahan yang dikesan atau mempunyai apa-apa jenis perlindungan dokumen yang digunakan. Buang perlindungan dokumen untuk terus membandingkan dokumen tersebut. Lihat Pelajaran 2 untuk mendapatkan maklumat tentang cara membuka kunci perubahan yang dikesan dan Pelajaran 4 untuk mendapatkan maklumat tentang menghapus sekatan pemformatan dan pengeditan dari dokumen dan kata laluan yang diberikan kepada dokumen untuk membukanya.

Pada kotak dialog "Bandingkan Dokumen", pilih "Dokumen asal" dari senarai juntai bawah.

Pilih "Dokumen disemak" dari senarai juntai bawah. Di bawah "Dokumen disemak semula," nyatakan label untuk memohon kepada perubahan supaya anda tahu siapa yang membuatnya dalam "Label perubahan dengan" kotak edit. Ia boleh menjadi nama pengguna atau apa sahaja yang anda suka.

Klik "Lagi" untuk mengakses lebih banyak pilihan.

Dalam bahagian "Tetapan perbandingan", pilih item yang ingin anda bandingkan dalam kedua-dua dokumen. Secara lalai, semua item dipilih.

NOTA: Item "Insertions and deletions" sentiasa berwarna kelabu dan sentiasa diperiksa. Apabila anda menggunakan "Bandingkan" atau "Gabungkan", penyisipan dan penghapusan akan selalu dibandingkan.

Dalam bahagian "Papar perubahan pada", pilih untuk membandingkan watak mengikut aksara ("Tahap Watak") atau perkataan mengikut perkataan ("Tahap perkataan"). "Tahap watak" membolehkan anda melihat perubahan yang tepat yang dibuat. Sebagai contoh, jika dokumen asal mempunyai perkataan "to" dan dokumen yang disemak semula mempunyai kata "juga," yang mana "o" ditambah, tetapan "Tahap kata" akan menunjukkan kepada anda bahawa "kepada" juga. "Walau bagaimanapun, tetapan" Tahap watak "akan menunjukkan hakikat bahawa" o "telah ditambahkan.

Secara lalai, ciri "Bandingkan" meletakkan perubahan menjadi dokumen baru, seperti yang ditunjukkan dalam bahagian "Tunjuk perubahan". Walau bagaimanapun, anda boleh memilih untuk meletakkan perubahan dalam "Dokumen asal" atau "Dokumen yang disemak."

Klik "OK" sebaik sahaja anda membuat pilihan anda.

Perbandingan antara dua dokumen dibuat dan perubahan dipaparkan dalam dokumen yang ditentukan. Dalam contoh kami, kami memilih menerima default untuk menunjukkan perubahan dalam dokumen baru. "Dokumen asal" dan "Dokumen yang disemak semula" dipamerkan di dalam panel di sebelah kanan "Dokumen Dibandingkan" untuk digunakan sebagai rujukan. Mereka tidak dapat diedit.

Jika anda tidak melihat panel yang mengandungi dokumen asal dan disemak semula, klik "Bandingkan" dalam bahagian "Bandingkan" tab "Semakan". Kemudian pilih "Show Source Document" dan kemudian "Show Both." Anda juga boleh memilih untuk "Show Original" atau "Show Revised," jika anda tidak mahu melihat kedua.

"Meninjau panel", dibincangkan secara ringkas dalam Pelajaran 2 dan lebih terperinci dalam Pelajaran 3, juga memaparkan di sebelah kiri "Dokumen yang dibanding".

Dalam "Dokumen yang dibandingkan", anda boleh melalui perubahan yang dikesan, seperti yang dibincangkan dalam Pelajaran 2, menerima atau menolak setiap perubahan.

Kemudian, simpan dokumen yang dibandingkan dengan nama yang berbeza dan anda akan mempunyai dokumen yang mengandungi perubahan dari kedua-dua dokumen asal dan disemak semula.