Cara Mengeksport dan Mengimport Peraturan dalam Outlook

Jika anda telah menggunakan Outlook untuk sebarang masa yang penting, anda mungkin mempunyai beberapa peraturan yang ditetapkan untuk membantu anda menguruskan gelombang pasang surut anda. Sekiranya anda mempunyai komputer baru, atau anda memasang semula Windows, anda tidak perlu menetapkannya semula-hanya mengeksportnya.

Aturan dalam Outlook adalah satu siri langkah yang anda tetapkan secara automatik mengambil tindakan tertentu pada mesej e-mel apabila ia diterima. Sebagai contoh, anda boleh memaparkan pemberitahuan secara automatik apabila anda menerima e-mel penting, memindahkan e-mel serupa ke dalam folder tertentu, atau menandakan mesej untuk susulan pada masa tertentu.

Syukurlah, Outlook mempunyai cara untuk menyandarkan peraturan ini. Ini berguna jika anda perlu memasang semula Windows, sediakan Outlook pada komputer baru, atau kongsi peraturan anda dengan orang lain.

Bagaimana untuk Mengeksport Peraturan Outlook anda

Untuk bermula, pastikan tab "Home" aktif. Dalam bahagian "Pindah", klik "Peraturan" dan pilih "Urus Peraturan & Isyarat" dari menu lungsur.

NOTA: Anda juga boleh mengakses peraturan dan makluman dengan mengklik tab "Fail" dan kemudian mengklik butang "Urus Peraturan & Isyarat" pada skrin "Maklumat Akaun".

Memaparkan kotak dialog "Peraturan dan Isyarat". Pada tab "Peraturan E-mel", klik "Opsyen" pada bar alat di atas senarai peraturan yang telah anda buat.

NOTA: Semua peraturan yang disenaraikan di sini akan disokong, bukan hanya peraturan yang dipilih.

Pada kotak dialog "Pilihan", klik "Peraturan Eksport".

Kaedah "Simpan Eksport Dihasilkan sebagai" memaparkan kotak dialog. Navigasi ke folder di mana anda ingin menyimpan fail sandaran peraturan anda. Masukkan nama untuk fail sandaran anda dalam kotak edit "Nama fail". "Peraturan Peraturan Wizard (* .rwz)" dipilih secara lalai dalam senarai juntai bawah "Simpan sebagai jenis" dan pelanjutan .rwz ditambahkan secara automatik ke fail. Jika anda berkongsi peraturan anda dengan orang lain yang menggunakan Outlook versi yang sama dengan anda, klik "Simpan". Jika anda berkongsi fail peraturan anda dengan seseorang yang menggunakan versi Outlook yang lebih lama, anda perlu memilih jenis fail peraturan yang berbeza sebelum anda menyimpan fail tersebut, seperti dibincangkan di bawah.

Sebagai tambahan kepada format fail peraturan untuk Outlook versi semasa, senarai drop-down "Save as type" menyediakan tiga format tambahan untuk fail peraturan, untuk pengguna yang masih menggunakan Outlook 2002, 2000, atau 98. Pilih salah satu daripada pilihan tersebut seperti yang diperlukan, dan kemudian klik "OK" untuk menyimpan fail peraturan.

NOTA: Jika anda berkongsi peraturan anda dengan berbilang orang yang menggunakan versi Outlook yang berbeza, pilih versi terawal, kerana fail peraturan lebih lama boleh dibuka dalam versi Outlook yang lebih baru.

Sebaik sahaja anda mengeksport fail peraturan anda, klik "OK" pada kotak dialog "Pilihan" dan "Peraturan dan Isyarat" untuk kembali ke skrin Mel utama (atau "Maklumat Akaun" skrin, bergantung pada tempat anda bermula).

Kini anda boleh membuat sandaran fail .rwz yang dihasilkan ke pemacu luaran atau rangkaian atau berkongsi dengan orang lain.

Bagaimana untuk Mengimport Peraturan Outlook anda

Sekarang, katakan bahawa anda telah menyediakan komputer baru anda, Office yang dipasang, mengimport fail data Outlook yang anda sandarkan (peraturan tidak disimpan dalam fail data Outlook) dari komputer lama anda, dan anda sudah bersedia untuk menyemak e-mel. Marilah kita mengimport peraturan yang telah anda buat dan disandarkan supaya Outlook secara automatik boleh mengambil tindakan ke atas e-mel ketika masuk. Buka kotak dialog "Peraturan dan Isyarat" dalam salah satu daripada dua cara yang dibincangkan sebelumnya. Perhatikan bahawa senarai peraturan kosong. Untuk membetulkannya dan mengimport peraturan anda, klik "Opsyen".

Pada kotak dialog "Pilihan", klik "Import Rules".

Memaparkan kotak dialog "Import Import dari". Navigasi ke folder di mana anda menyimpan fail sandaran peraturan anda, pilih fail .rwz, dan kemudian klik "Terbuka".

Anda akan perhatikan bahawa senarai peraturan pada kotak dialog "Peraturan dan Isyarat", di sebalik kotak dialog "Pilihan" yang masih terbuka, memenuhi syarat tersuai anda. Klik "OK" pada kotak dialog "Pilihan" untuk menutupnya dan kembali ke kotak dialog "Peraturan dan Isyarat".

Jika anda menyemak e-mel sebelum mengimport peraturan anda, anda boleh menjalankan peraturan anda sekarang pada e-mel yang telah anda terima. Untuk melakukan ini, klik "Jalankan Aturan Sekarang" pada bar alat di atas senarai peraturan pada kotak dialog "Peraturan dan Isyarat".

Pada kotak dialog "Run Rules Now", pilih peraturan yang anda mahu jalankan dan klik "Jalankan Sekarang". Setelah peraturan dijalankan, klik "Tutup" dan kemudian klik "OK" pada kotak dialog "Peraturan dan Isyarat" untuk menutupnya. Sekarang, peraturan anda akan berjalan secara automatik, menyemak e-mel yang anda terima dan melakukan tindakan yang anda tentukan, semuanya di belakang tabir.

NOTA: Sesetengah peraturan mungkin tidak berfungsi pada komputer lain jika terdapat folder tertentu, orang, dan lain-lain yang digunakan dalam peraturan yang dibuat pada komputer asal tetapi tidak tersedia di komputer lain.