Cara Membuat Surat Borang dalam Word
Kadang-kadang anda mungkin ingin membuat surat yang akan dihantar kepada banyak orang yang berbeza, tetapi anda ingin bahagian-bahagian tertentu untuk individu untuk setiap penerima: bahagian seperti ucapan, nama, alamat, dll. Dalam Word sebaliknya, ini bermakna anda perlu membuat surat borang, yang sangat mudah dilakukan.
Sebelum anda memulakan huruf besar, pastikan anda mempunyai pangkalan data yang sudah siap dengan semua bidang yang ingin anda sertakan. Pangkalan data boleh semudah spreadsheet Excel dengan lajur untuk nama pertama, nama belakang, alamat, dan sebagainya.
Word boleh mengimport data dari Excel, Access, dan dokumen teks. Sekiranya anda belum mempunyai persediaan pangkalan data, anda boleh menciptanya di dalam Word, yang akan saya tunjukkan kepada anda bagaimana untuk melakukannya.
Buat Borang Surat dalam Word
Untuk memulakan, buat dokumen yang mempunyai teks standard di dalamnya seperti contoh surat Krismas di bawah:
Perhatikan bagaimana ia tidak mempunyai salam, alamat, dan lain-lain kerana mereka semua akan ditambah kemudian sebagai bidang dalam bentuk surat kami. Perkara pertama yang perlu anda lakukan adalah klik pada Pilih Penerima pada Mailings tab:
Di sinilah anda menambah orang yang akan menerima surat atau mengimport senarai dari fail pangkalan data.
Anda boleh klik Taip Senarai Baru jika anda mahu membuat senarai di dalam Word itu sendiri. Untuk mengimport, klik pada Gunakan Senarai Sedia Ada. Dalam contoh ini, kami akan menaip senarai itu.
Nota: Apabila anda pergi untuk menyimpan senarai penerima anda, Word akan meminta anda untuk lokasi pada pemacu keras anda untuk menyimpan fail data yang akan dibuat.
Sebaik sahaja anda menyimpan senarai penerima anda, anda akan melihat bahawa banyak ikon yang berada di Mailings reben boleh diklik sekarang.
Untuk mula menambahkan medan ke surat borang anda, klik tempat dalam dokumen anda untuk menunjukkan di mana anda mahu medan itu diletakkan dan kemudian klik Alamat Blok.
Ini akan membawa kepada Masukkan Blok Alamat dialog.
Klik okey untuk pergi dengan format lalai dan anda harus mendapatkan sesuatu yang kelihatan seperti ini:
Seterusnya, tambahkan Masukkan selepas Alamat Blok untuk memindahkan teks anda ke baris, kemudian klik pada Greeting Line ikon:
Ini akan membawa kepada Masukkan Greeting Line dialog.
Sekali lagi, mari kita pergi dengan format lalai dan klik sahaja okey butang.
Seterusnya, sorot di mana ia berkata, klik kanan tetikus, pilih Perenggan dan kemudian tandakan kotak di sebelah Jangan menambah ruang antara perenggan dengan gaya yang sama.
Ini akan menjadikan blok alamat bersatu dengan betul dan bukan mempunyai garis kosong antara setiap bahagiannya.
Kemudian, klik pada Hasil Preview ikon yang terletak di tab Mailings dalam reben.
Daripada penunjuk medan blok alamat, anda kini harus melihat kandungan sebenar yang disenaraikan dalam dokumen Word.
Apabila anda selesai pratonton, klik Hasil Preview ikon untuk mematikan pratonton. Seterusnya, untuk melihat cara menambah medan lain, klik hanya melangkaui dokumen anda untuk menjadikan kedudukan anda sekarang, kemudian klik pada Masukkan Medan Gabungan ikon.
Anda sepatutnya mendapat sesuatu seperti ini:
Pilih Negara atau Wilayah, kemudian klik pada Masukkan butang.
Cuba klik Hasil Preview ikon lagi untuk melihat bagaimana ia kelihatan. Berikut adalah contoh saya di bawah:
Sekarang bahawa surat borang adalah persediaan dengan betul, anda boleh melakukan perkara yang lebih maju seperti membuat peraturan. Peraturan akan membolehkan anda memperlihatkan beberapa teks untuk penerima tertentu dan menyembunyikannya untuk orang lain. Untuk bermula, klik pada Peraturan butang.
Anda akan melihat menu lungsur dengan beberapa pilihan seperti Tanya, Isi, dan lain-lain.
Untuk contoh kami, mari pilih Jika ... Kemudian ... Lain, yang akan membawa kami ke dialog berikut:
Tukar Nama medan: kepada Country_or_ Wilayah, dan jenis USA ke dalam Bandingkan dengan: bidang. Seterusnya, tambahkan beberapa teks ke kotak tempat ia berkata Masukkan teks ini dan Jika tidak, masukkan teks ini.
Dalam contoh ini jika penerima tinggal di Amerika Syarikat, mereka akan mendapatkan teks tersebut Selamat Hari Natal dimasukkan ke dalam surat mereka, manakala orang lain akan menerima mesej itu Salam Sejahtera.
Inilah yang akan kelihatan apabila anda mengklik okey butang dan kemudian Hasil Preview butang.
Seterusnya, perhatikan Hasil Preview seksyen:
Di sini anda boleh klik pada butang anak panah (bila Hasil Preview dihidupkan) ke kiri dan kanan nombor untuk menatal semua huruf yang akan dihantar. Dengan cara ini, anda boleh memastikan bahawa semua huruf anda akan kelihatan tepat sebelum mencetak atau menghantar e-mel.
Nota: Pilihan menu medan perlawanan di bawah Aturan adalah untuk nama medan yang sepadan dalam pangkalan data dengan nama tajuk dalam senarai penerima anda.
Juga untuk memudahkan untuk melihat di mana anda memasukkan bidang ke dalam dokumen anda, gunakan Sorotan Merge Fields butang.
Ia bertukar menjadi anda boleh menghidupkan dan mematikan mengikut budi bicara anda. Akhir sekali, apabila anda gembira dengan surat anda, klik Selesai & Bergabung ikon:
Anda harus mendapatkan menu lungsur turun ini dengan tiga pilihan.
Pilih Edit Dokumen Individu untuk mendapatkan Word untuk menggabungkan semua huruf anda bersama-sama ke dalam satu dokumen besar yang boleh anda lihat sebelum mencetak atau menghantar sebagai e-mel.
Seperti yang anda dapat lihat, mewujudkan huruf bentuk dengan Word tidak lagi menjadi tugasnya sekali dan anda boleh membuat dan menghantar dokumen dengan cepat dan mudah. Jika anda mempunyai sebarang soalan, jangan ragu untuk memberi komen. Nikmati!
