Bagaimana Menyediakan Sebilangan Pejabat Balas di Outlook untuk Windows

Apabila anda tahu bahawa anda akan keluar dari pejabat selama beberapa hari, anda boleh menubuhkan Pembantu Keluar Keluar untuk membalas secara automatik, membiarkan orang tahu bahawa anda sedang menikmati percutian anda semasa mereka terjebak di tempat kerja.

Untuk membuat balasan pejabat di Outlook, kami akan membuat template e-mel dengan mesej yang ingin kami gunakan dan kemudian membuat peraturan yang akan menghantar balasan dengan mesej itu kepada semua e-mel yang kami terima semasa julat tarikh tertentu.

NOTA: Outlook mestilah terbuka untuk peraturan dijalankan dan jawapan pejabat anda tidak dihantar. Oleh itu, pastikan anda meninggalkan komputer anda dan Outlook berjalan semasa anda berada di luar pejabat.

Langkah Pertama: Buat Templat Mesej

Untuk membuat templat mesej di Outlook, pastikan tab "Home" aktif dan klik butang "New E-mel" di bahagian Baru.

Masukkan mesej yang anda mahu hantar sebagai balasan automatik dalam kotak mesej. Jangan masukkan ke alamat e-mel atau Subjek. Kemudian, klik tab "Fail".

Klik "Simpan As" dalam senarai pilihan di sebelah kiri skrin belakang skrin.

Pada kotak dialog Simpan Sebagai, pilih "Templat Outlook (* .oft)" dari senarai "Simpan sebagai jenis".

Anda dibawa ke folder template pengguna. Masukkan nama untuk templat dalam kotak "Nama fail", mengekalkan lanjutan ".oft", dan klik "Simpan".

Jika anda ingin menyalin templat e-mel balas pejabat anda ke PC lain atau menyandarkannya, jalan penuh ke folder templat pengguna adalah C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Gantikan dengan nama pengguna Windows anda.

Tutup tetingkap mesej dengan mengklik butang "X" di sudut kanan atas.

Memaparkan kotak dialog meminta jika anda ingin menyimpan draf mesej. Anda tidak perlu kerana anda menyimpannya sebagai templat, tetapi anda boleh jika anda mahu. Klik "Ya" jika anda mahu menyimpan draf, atau "Tidak" jika anda tidak.

Langkah Dua: Buat Peraturan untuk Balas Secara Automatik kepada Mesej E-mel Baru

Sekarang, bahawa kami mempunyai template e-mel balas pejabat kami, kami akan membuat peraturan untuk menggunakan templat tersebut untuk membalas semua mesej yang masuk dalam julat tarikh tertentu. Pastikan tab "Home" aktif.

Dalam bahagian Pindah, klik butang "Peraturan" dan pilih "Urus Peraturan & Isyarat" dari senarai lungsur.

Anda juga boleh mengklik tab "Fail" untuk mengakses skrin belakang pentas. Pastikan skrin "Maklumat" aktif (klik "Info" di sebelah kiri jika perlu) dan kemudian klik butang "Urus Peraturan & Isyarat".

Pada kotak dialog Aturan dan Makluman, pastikan alamat e-mel yang anda ingin memohon peraturan ini dipilih dalam menu "Guna perubahan pada folder ini". Sekiranya anda mahu peraturan ini diguna pakai untuk semua akaun anda di Outlook, kami akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk melakukannya kemudian dalam artikel ini. Klik tab "Peraturan E-mel" jika ia belum lagi aktif, dan kemudian klik butang "Peraturan Baru".

Pada skrin pertama kotak dialog Wizard Peraturan, klik pada "Memohon peraturan pada mesej yang saya terima" di bahagian "Mula dari peraturan kosong". Pilihan itu ditambahkan ke "Langkah 2: Edit keterangan peraturan (klik nilai yang digariskan)". Tiada apa-apa untuk diedit untuk bahagian ini, jadi klik butang "Seterusnya" untuk meneruskan.

Skrin kedua pada kotak dialog Rules Wizard membolehkan anda memilih syarat untuk memeriksa bila anda menerima e-mel. Untuk mendapatkan jawapan pejabat anda yang dihantar semasa julat tarikh tertentu, tandakan kotak "diterima dalam julat tarikh tertentu" dalam kotak "Langkah 1: Pilih syarat". Keadaan ini ditambah kepada "Langkah 2: Edit keterangan peraturan (klik nilai yang digariskan)", seperti sebelum ini, tetapi kali ini, terdapat sebahagian daripada deskripsi untuk diedit. Untuk menambah julat tarikh, klik pautan "dalam julat tarikh tertentu" dalam kotak Langkah 2.

Pada kotak dialog Tarikh Diterima, tandakan kotak "Selepas", klik pada lungsur turun, dan klik pada tarikh selepas itu anda ingin keluar dari jawatan pejabat yang dihantar secara automatik. Contohnya, jika anda ingin jawapan pejabat anda mula dihantar pada 8 Februari, pilih 7 Februari untuk tarikh Selepas.

Kemudian, tandakan kotak "Sebelum", pilih tarikh dari titisan tarikh di sebelah kanan kotak centang Sebelum. Tarikh yang anda pilih sepatutnya hari selepas anda mahu keluar dari jawatan pejabat untuk berhenti dihantar. Sebagai contoh, jika anda mahu 15 Februari menjadi hari terakhir bahawa balasan pejabat anda dihantar, pilih 16 Februari sebagai tarikh Sebelum.

Tarikh yang anda pilih ditambah pada keadaan dalam kotak Langkah 2. Klik butang "Seterusnya" pada kotak dialog Peraturan Wizard untuk meneruskan.

Pada skrin ketiga pada kotak dialog Rules Wizard, anda memilih apa yang anda mahu lakukan dengan e-mel masuk semasa julat tarikh. Kami ingin membalas kepada semua e-mel menggunakan templat yang kami buat di bahagian pertama, jadi kami semak kotak "jawapan menggunakan templat khusus" dalam kotak "Langkah 1: Pilih tindakan". Untuk memilih templat yang kami buat, klik pautan "templat khusus" dalam "Langkah 2: Edit keterangan peraturan (klik nilai yang digariskan)" kotak.

Pada kotak dialog Pilih Pilihan Balas, pilih "Templat Pengguna dalam Sistem Fail" dari lungsur "Lihat Dalam".

Pilih templat yang anda buat (dalam kes kami, templat "Keluar dari Pejabat Balas") dan klik butang "Buka".

Laluan penuh ke templat yang dipilih ditambah kepada tindakan yang dipilih. Klik butang "Seterusnya" untuk meneruskan.

Pada Skrin Peraturan Wizard keempat, anda boleh memilih sebarang pengecualian yang anda mahu memohon kepada peraturan tersebut, seperti jika anda ingin mengecualikan orang atau kumpulan tertentu ("kecuali dari orang atau kumpulan awam"). Kami tidak akan menambah pengecualian kepada peraturan kami, jadi klik butang "Seterusnya" untuk meneruskan.

Masukkan nama untuk peraturan dalam "Langkah 1: Nyatakan nama untuk aturan ini" kotak. Kotak "Hidupkan peraturan ini" ditandakan secara lalai, jadi peraturan itu akan dihidupkan secara automatik. Jangan risau, walaupun. Ia tidak akan berjalan sehingga selepas tarikh Selepas anda tentukan.

Kami tidak mahu menjalankan peraturan pada mesej yang sudah ada dalam peti masuk kami, jadi biarkan kotak "Jalankan aturan ini sekarang pada mesej yang ada dalam Peti Masuk" tidak dicentang. Jika anda mahu menjalankan peraturan ini pada semua akaun e-mel anda dalam Outlook, tandakan kotak "Buat aturan ini pada semua akaun". Klik butang "Selesaikan".

Peraturan ini ditambah ke senarai. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog Peraturan dan Makluman.

Kini, apabila seseorang menghantar e-mel kepada anda pada tarikh yang anda tentukan, mereka akan menerima pesanan secara automatik dalam templat e-mel yang anda buat.

Walaupun penghantar menerima balasan automatik yang mengatakan bahawa anda berada di luar pejabat, anda masih mendapat e-mel mereka dengan ikon yang menunjukkan balasan automatik telah dihantar. Walau bagaimanapun, anda boleh merasa wajar dengan mengabaikannya sehingga anda kembali.

Sebaik sahaja julat tarikh peraturan telah berlalu, peraturan tidak akan digunakan untuk e-mel masuk. Walau bagaimanapun, anda masih boleh mematikan peraturan. Untuk berbuat demikian, buka kotak dialog Peraturan dan Makluman sekali lagi seperti yang dijelaskan sebelum ini dan nyahtandakan kotak di sebelah kiri peraturan dalam senarai. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog.

Apabila anda menggunakan peraturan ini untuk menghantar jawapan pejabat automatik, balasan dihantar sekali kepada setiap penghantar semasa sesi Outlook tunggal. Sesi ialah apabila anda membuka Outlook sehingga anda keluar dari aplikasi. Ini menghalang balasan duplikat daripada dihantar kepada pengirim yang sama yang menghantar anda berbilang mesej. Trek Outlook yang telah menerima respon automatik semasa setiap sesi tetapi senarai ini ditetapkan semula apabila anda keluar dari Outlook. Jadi, biarkan Outlook terbuka (jangan keluar dan buka semula) supaya peraturan akan berjalan dan balasan automatik dari pejabat dihantar kepada semua orang yang menghantar e-mel kepada anda dan oleh itu penghantar tidak menerima berbilang balasan balasan pejabat.